如果采购材料的仓储存在英镑差异怎么办？

分类：会计基础 丨 发布时间：2021-09-26 16:29:06 丨 作者：学乐佳 丨 浏览量：0   买方经常根据发票数量填写入库单，库管员对此差额进行审核登记，盘点时可以处理盘盈。采购物资入库时，库管员、采购员、财务人员从合同数量、发票数量、验收数量三个方面对物资数量（件数、重量、长度等）进行核对。理论上，这三个量应该是一致的。然而，在实践中，由于各种原因，经常会出现不一致的情况，甚至这三个量也是不同的。这就是制造企业在采购原材料进行验收时经常出现的“磅差”问题。本文将根据不同的情况详细讨论如何处理会计中的英镑差额
  1、合同数量=发票数量<承兑数量。如无特殊情况，供应商交货时，发票数量（以下简称“发票数量”）应等于签订的合同数量。在交接货物时，如果实际验收入库数量（以下简称“验收数量”）大于发票数量，且供应商不知道，无论差异有多大，买方通常不会主动通知供应商。此时，买方经常会根据发票数量填写入库单，由库管员对此差额进行审核登记，盘点时可以处理盘盈。如果实际验收数量大于发票数量且已通知供应商，则按验收数量、合同数量与发票数量的差异处理：如果差异较大且超过合同约定的差异范围，采购员应及时通知需求部门决定是否退还多余部分或接收差额部分。如需验收超出部分，经相关领导批准后办理合同变更，并要求供应商对差异部分开具补充发票，最终财务部根据实际数量与供应商结算；如果决定退还多余部分，应直接退还，并按合同数量和金额结算，以避免资金占用。如果验收数量与发票数量相差不大，则供应商可遵循以下三种处理方法，而无需额外付款：① 物料入库数量与实际入库数量一致，总金额与发票一致，采购单价较低摊销。该方法等于将合理剩余分摊到材料单价中。优点是仓库账户和财务账户与实际情况一致。在实际操作中，适用于误差小于称量物料重量5‰的情况。② 材料收据上的数量和金额应与发票上的数量和金额一致。同时，仓库应登记差额，以备日后审核，并根据领料数量和次数分批分配。这种方法更合理。对于单价高、到货量大的物料，一次性挑出差异不会影响当月产品成本，但操作过程复杂，实际操作中难以实现。③ 材料入库单上的数量和金额应与发票上的数量和金额一致。同时，材料入库当月，采购员应申请填写材料入库单，经相关领导批准后，一次挑出差异。月末，财务部将合理损失（盈余）的发货单汇总，并计入制造费用进行摊销。该方法可操作性强，在实践中得到广泛应用
  2、合同数量=发票数量>验收数量一般按发票数量的5‰计算。根据合同数量与验收数量的差异，可分为两种情况。一种情况下，合同（发票）数量大于验收数量，且范围超过发票数量的5‰。此时，采购方应根据合同签订时与供方商定的结算方式（如多退少补）、交货地点和结算要求及时与供方协商，并根据协商的材料数量和价格开具发票。此外，一些公司和供应商选择与第三方公司签订合同。称重时，以第三方公司确认的数量作为库存物料数量，并开具发票。这种方法避免了与供应商争吵的现象。虽然过程简单，但成本很高。第二种情况，差异幅度小于发票数量的5‰，属于合理损失范围。目前，有三种处理方法可供选择：① 物料入库单数量与实际入库数量一致，总金额与发票一致，物料单价增加。该方法将合理损失分摊到材料单价中。优点是仓库账户和财务账户与实际情况一致。适用于合理误差小于称量物料重量千分之一的情况。如果超过这个范围，很容易导致财务记账不严和税务检查风险。必要时，应转出差额的进项税额。② 物料入库单的数量、金额与发票的数量、金额一致。同时，仓库应准备差额供审核，并根据领料数量和次数分批分配。这种方法更合理。对于单价高、到货量大的物料，一次性挑出差异不会影响当月产品成本，但流程复杂，实际操作中难以实现。③ 材料入库单上的数量和金额应与发票上的数量和金额一致。材料入库当月，由采购员申请填写材料入库单，经领导批准后一次挑出差异。月末，财务部将有合理损失的出库单汇总，计入制造费用进行摊销，每年汇总各供应商本年度“缺重”的数量和金额，作为选择供应商的依据之一。该方法可操作性强，在实践中得到广泛应用。
  3、 合同数量≠ 发票数量=验收数量。案例1：合同数量>；发票数量=验收数量。合同数量与发票数量不一致的情况很少见，在采购特殊定制材料或难以截获的材料时可能会出现这种情况。此时，如果发票数量与验收数量一致，但合同数量大于发票数量，则根据差异有两种处理方式：① 如果差异较小，且差异不足以影响公司生产，则应处理合同变更，并按实际到货数量和金额结算。② 如果验收数量小于合同数量且差异较大，可能影响公司生产，采购人员应及时联系供应商，通知需求部门研究是否需要补发合同数量与验收数量的差异。如果经分析认为交付数量减少可能影响公司生产进度，供应商应尽快办理补发。如果到货数量符合当前情况，可按实际验收数量和金额结算，同时办理合同变更。第二种情况：合同数量<；发票数量=验收数量。如果合同数量小于发票数量，且发票数量与验收数量一致，则有两种处理方式：① 比较合同数量和金额与发票数量和金额之间的差异。若差异较小且在合同规定范围内，协商变更合同，并按实际到货数量和金额结算。② 如果实际到货数量大于合同数量且超出合同约定范围，需及时与需求部门联系，确认是否能收到超出合同数量的物料。经领导批准后接收的，按材料实际验收数量办理合同变更，并完成结算；如果经分析，本公司暂时无法使用超出合同的数量，应尽快退货，以避免形成呆滞材料或长期老化库存，造成资金占用。
  4、 合同数量≠ 发票数量≠ 验收数量如果合同数量与发票数量和实际验收数量不同，请先联系供应商，然后比较实际验收数量与发票数量和合同数量之间的差异，并根据情况选择处理方法：第一种情况：合同数量≠ 发票数量<验收数量。① 如果验收数量大于发票数量，且差异在公司可接受范围内，应根据实际验收数量开具补充发票，同时办理合同变更；② 如果数量差异较小，则可与供应商进行协商和谈判，差异部分可视为商业折扣，视为获得相应的让步。同时，在此过程中只需处理合同变更。如果供应商具有较强的竞争优势，并打算长期合作，则可与供应商协商，根据发票数量办理材料验收和入库，将合同变更为与发票数量和金额一致，并在下次采购时将差额计入新合同；③ 如果购买是“一锤交易”，则需要一次性结算。④ 如果由于开票错误，实际验收数量与合同数量大致相同，但开票数量明显小于验收数量和合同数量，则需要开具补充（增值税）发票，并要求供应商同时处理合同变更。第二种情况：合同数量≠ 发票数量>验收数量。① 如果验收数量小于发票数量，且差异足以影响生产进度或因其他原因使公司无法接受，公司可与供应商协商尽快补发差异材料，同时处理合同变更；② 如果验收数量小于发票数量，但差异较小，可与供应商协商按发票数量办理材料验收入库。同时，合同变更为与发票数量、金额一致，差额部分在下次采购时补充；③ 如果是发票错误造成的，当验收数量与合同数量大致一致，但发票数量明显大于验收数量时，应退回发票，并要求供应商根据实际验收数量开具（增值税）发票。如果该物料需要采购长期使用，或者供应商开具的增值税专用发票已经“跨月”，考虑到税务局办理的重新开票手续过于繁琐，财务部门一般会临时记录发票数量，库管员登记差异以备日后审核，并要求供应商补充差异部分的材料数量